Administrar o condomínio pode ser um desafio, dada a quantidade de atividades relacionadas ao dia-a-dia de um prédio: desde a gestão de pessoas, até o estabelecimento de regras e mediação de conflitos para a boa convivência. Mas um dos aspectos mais importantes é, sem dúvida, a gestão financeira. Uma gestão eficiente significa uma boa saúde financeira para o prédio, e uma mal-feita pode trazer consequências diversas.
"A gestão financeira jamais pode ser negligenciada, pois ela é a 'alma' da administração condominial", diz Antônio Carlos Gimenes, Sócio-Proprietário da Hamasul. " Não se preocupar com ela pode acarretar problemas que vão desde o aumento do condomínio, até problemas jurídicos para o síndico, já que, de acordo com o Código Civil, ele é considerado responsável por qualquer dano causado ao condomínio decorrente de problemas em sua gestão. Quando se assume a responsabilidade de gerir administrativa e financeiramente bens de terceiros, pode-se responder legalmente por imperícia, negligência ou omissão".
A administração financeira costuma ser uma atribuição da empresa administradora, que deve ser acompanhada pelo síndico. Nesta matéria, separamos algumas dicas do que pode ser feito no dia-a-dia para dar ao seu prédio uma boa saúde financeira.
O equilíbrio das contas
Assim como na gestão de qualquer negócio, as saídas financeiras precisam estar equilibradas com as entradas de caixa. Na maioria dos prédios, a única fonte de receita é a cota condominial mensal recolhida dos moradores. O primeiro passo para não entrar no vermelho é manter os gastos coerentes com a arrecadação. Ou seja, não se deve gastar mais do que se arrecada.
Manter um controle em planilha e registrar detalhadamente todas as despesas é uma ótima maneira de monitorar exatamente onde o dinheiro foi usado. Dessa forma, quando é preciso remanejar ou reduzir gastos, é possível entender de forma clara onde os cortes podem ser feitos.
Também deve-se manter uma agenda de pagamentos das contas, priorizando as contas essenciais (água e luz, por exemplo). O bom gestor deve evitar também pagar contas com atrasos, o que incorrem em multas e juros que impactam no valor do condomínio - o que pode gerar reclamações justas dos moradores. Nos casos onde o valor da arrecadação é limitado ou insuficiente, deve-se categorizar os compromissos financeiros por ordem de prioridade. Uma ótima dica é a utilização de cores nas planilhas para diferenciar as contas que devem obrigatoriamente ser pagas no prazo, das que podem ser negociáveis e as que, no caso de atrasadas, geram menos prejuízos. Os valores de juros e multas podem inclusive serem critérios para a seleção das prioridades.
Inadimplência
Um dos principais desafios nos condomínios é a gestão dos inadimplentes. Habitualmente, os prédios tem um orçamento pouco variável, que sofre abalos quando existem condôminos que deixam de cumprir com a obrigação.
Portanto, é importante manter um diálogo com os inadimplentes a fim de buscar regularizar a situação. Os débitos devem ser cobrados o quanto antes para impedir o acúmulo de dívidas. Antes de ações judiciais, negociações e parcelamento sempre são alternativas mais amigáveis para ambos os lados. Para isso, o síndico também pode contar com sua administradora, que mantém um suporte jurídico para casos mais complexos.
Recentemente, publicamos uma matéria sobre o desafio da inadimplência,
Planeje-se para imprevistos
Outra situação que pode comprometer o equilíbrio financeiro são as despesas inesperadas. Um problema com o encanamento do prédio, com a instalação elétrica, incêndios e sinistros pode pegar a administração de surpresa. Enquanto alguns podem ser cobertos por seguros (como incêndios e sinistros), certamente outros gerarão despesas inesperadas com a contratação de profissionais especializados e reparos.
O segredo em lidar com estas situações está em esperar o inesperado. Por isso, é importante manter um fundo de reserva que possa ser usado em casos de emergência, sem comprometer o orçamento diário. Existem síndicos e administradoras que incluem uma pequena taxa administrativa no condomínio para criar esse fundo de reserva, mas ele também pode ser feito a partir de outras fontes, como investindo o dinheiro em rendimentos de poupança ou do tesouro direto. Também existem taxas menores, como aluguel de salão de festas, churrasqueiras e similares; multas e juros de taxas condominiais atrasadas e, finalmente, redução de custos, nosso próximo tópico.
Corte gastos
Por mais que o caixa esteja equilibrado, sempre é possível reduzir custos. Isso significa otimizar a gestão e aumentar a eficiência. Quando sobra dinheiro, é possível investir em melhorias e também se preparar para uma emergência sem necessidade de rateios custosos. No caso de condomínios em que falta dinheiro ou que estão no vermelho, esse passo é fundamental. Entretanto, essa pode ser uma das medidas mais difíceis a serem implementadas. Os cortes nos custos podem ser feitos pensando desde em cortar o supérfluo, não comprando coisas desnecessárias (como material de escritório desnecessário ou reduzir o consumo de papel), até a substituição de marcas (produtos de limpeza mais baratos, por exemplo).
Faça uma previsão orçamentária e estabeleça um orçamento
Todo o início do ano é o momento de planejar financeiramente como seguirá todo o ano útil. E ainda é tempo: faça um planejamento e estabeleça os tetos dos gastos com cada coisa. Direcione quanto se espera gastar com manutenção, com jardinagem, serviços de terceiros, e etc. Um bom planejamento ajuda a evitar dores de cabeça e pode ajudar a se planejar para criar um fundo de reserva.
Conte com a sua administradora
A sua administradora já toma todas as providências para deixar seu caixa equilibrado. Ela faz, no dia-a-dia, o controle financeiro de entradas, contas a pagar e etc. Também oferece suporte jurídico para ajuda nas cobranças de inadimplentes e é o seu braço direito para fazer um bom planejamento financeiro.
"Entretanto, sempre vale a pena lembrar que o síndico é nosso parceiro", pontua Gimenes. "Tê-lo próximo de nós nos auxilia para que, juntos, possamos traçar as melhores estratégias em prol do condômino".
