A assembleia de condomínio é rotina nos prédios. É o momento de administração e condôminos se encontrarem para deliberar sobre assuntos importantes e relevantes para o condomínio e seus moradores. Entretanto, se não for bem organizada e preparada, pode ter baixa presença de proprietários, duração além do tempo estabelecido, se tornar um momento estressante, com brigas e sem decisões previstas, comprometendo os resultados pretendidos ou até piorando a situação existente. Separamos cinco dicas para tornar sua assembleia mais proveitosa:
Prepare a assembleia antes
O síndico deve preparar juntamente com a administradora os assuntos a serem debatidos, informando-os aos moradores no edital de convocação e disponibilizando todo o material possível antes da reunião. Isso ajuda que ela ocorra de forma tranquila e mais focada, pois moradores já podem se preparar quanto às suas dúvidas e chegar informados para o debate.
Comunique a assembleia com clareza
A convocação deve ser feita como manda a legislação e convenção condominial – sob pena de serem invalidadas judicialmente caso não ocorram assim. É importante lembrar aos moradores que sua presença é fundamental e que os ausentes, por lei, acatam com as decisões tomadas pelos presentes. A internet pode ser uma boa aliada nesse momento.
Prepare o ambiente
Receber bem os condôminos é um ponto chave para manter um clima agradável e sem brigas. Música ambiente e um cafezinho podem ajudar a integrar todos e preparar os ânimos. A reunião também deve começar na hora marcada, em respeito aos presentes e para que não atrase no seu término.
Firme combinados com todos antes do início da assembleia
Isso ajuda a fazer com que a reunião transcorra de forma tranquila. Alguns combinados podem ser desligar ou silenciar celulares, levantar a mão para tomar a palavra, não interromper o outro ou seguir com os assuntos na pauta. Também deve ser escolhido um presidente da mesa, que seja alguém que se sinta confortável – já que terá de conduzir a reunião – e que seja educado e objetivo.
Lidando com interrupções e assuntos fora da pauta
Uma boa maneira para que interrupções não tomem mais tempo e prolonguem a discussão é estabelecer um limite de tempo em minutos para que cada um possa falar. O presidente da mesa também deve ficar atento aos assuntos em pauta, explicando quais podem ser tratados de maneira individual em outro momento e manter o foco nos assuntos que foram previamente acordados para serem abordados.
Dê continuidade ao que foi discutido na assembleia
De nada adianta fazer assembleias e o síndico não dar continuidade e tratamento às questões levantadas nela. As demandas ali tratadas, sejam de interesse coletivo ou pessoal, devem entrar no cotidiano do síndico e serem tocadas no dia-a-dia do condomínio. Assim se faz uma boa administração!