A troca de gestão de síndicos requer muita atenção: confira tudo o que você precisa saber
Quando chega a hora de um novo síndico assumir, é necessária muita atenção. Tanto o novo síndico quanto o atual gestor, que passa o cargo adiante, devem estar alinhados para que tudo transite da melhor forma possível para o condomínio. Entre as diversas atribuições de um síndico, é de sua responsabilidade a correta transição de documentos e patrimônio físico de sua gestão.
"Ao ser empossado, o novo síndico tomará ciência da situação geral do condomínio e dará obediência às decisões deliberadas em assembleias, e deverá optar pela continuidade dos procedimentos já definidos que estão atendendo aos condôminos em sua plenitude", explica Marcos Eduardo Silva, Coordenador de Condomínios da Hamasul. "Entendemos também ser imprescindível o bom e velho diálogo aberto, pois apesar do suporte da administradora, há planejamentos e histórico do cotidiano dos condôminos que são de conhecimento apenas do gestor".
De acordo com o Código Civil, o síndico é responsável por qualquer dano causado ao condomínio decorrente de problemas em sua gestão. Quando se assume a responsabilidade de gerir administrativa e financeiramente bens de terceiros, como é o caso do exercício do cargo de síndico, pode-se responder legalmente por imperícia, negligência ou omissão, sendo passível de ressarcimento ou penalidade, podendo configurar, por exemplo, como apropriação indébita pelo Código Penal em caso de retenção de documentação. Segurar documentos pode prejudicar a continuidade da rotina do condomínio e gerar danos financeiros, por exemplo, pela falta de dados para elaborar folhas de pagamento ou recolhimento de impostos. Por isso, é essencial que o ex-síndico prepare toda a documentação que é necessária ser entregue ao novo síndico. São documentos como convenção condominial e regimento interno (veja a diferença entre um e outro clicando aqui), pastas de prestações de contas, chaves do prédio, apólice de seguros, inventário, plantas, entre outros (confira no box abaixo todos os documentos que devem ser separados para a transição). É muito importante que esse repasse de informações seja acompanhado por um protocolo de recebimento onde constam todos os documentos que estão sendo transmitidos, que deve ser assinado pelo novo síndico.
Veja todos os documentos que o síndico precisa passar adianta no momento da troca de gestão:
· Convenção do condomínio;
· Regimento interno;
· Plantas do condomínio;
· Chaves do prédio;
· Apólice de seguro;
· Pastas de prestações de contas (com notas ficais de pagamentos efetuados);
· Contratos com fornecedores;
· Livros e relação de inventário patrimonial;
· Cartão de CNPJ;
· Folhas de ponto dos funcionários;
· Laudos do PCSMO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) e do PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais);
· Livro de Inspeção do Trabalho;
· Livro de atas de assembleia;
· Certificados operacionais do prédio: de manutenção de extintores e mangueiras, higienização de água, desobstrução de reservatórios, desinsetização e dedetização, etc;
· Circulares entregues;
· Cartas de comunicação;
· Cadastro atualizado de condôminos, com respectivos endereços e frações ideais.
Neste momento de atenção, entretanto, é possível contar com o apoio de sua administradora de condomínios. "O momento da passagem do 'bastão' entre os gestores costuma ser tranquilo, no geral, pois a administradora detém todas as informações gerenciais e burocráticas do condomínio, históricos de assembleias e acontecimentos", explica Marcos. "Por atuar no dia-a-dia junto ao síndico, também tem a facilidade de auxiliar na gestão da transição de síndicos com propriedade".
Crie um roteiro de transição
Uma das estratégias que pode ser adotada é criar um roteiro de transição de cargo, caso o mesmo já não exista. Além de ser uma maneira de formalizar o fim do mandato e o início de uma nova gestão, é uma maneira de facilitar e evitar que pontos importantes sejam esquecidos pelo síndico. Depois de feito o roteiro, vale incluí-lo no regimento interno para futuras transições de gestão.
Síndico novo e antigo devem ter uma boa conversa
O novo e o antigo síndico também podem se aliar para que a troca de gestão seja feita da melhor forma para o condomínio. Por isso, vale a nova gestão conversar com a antiga para se inteirar da rotina do prédio e transmitir algumas informações que são importantes para o início da nova administração. Isso vale também para conselheiros que possam existir na pasta da gestão, visto que muitas vezes a eleição é feita por uma chapa que define um corpo diretivo. O ideal é que o novo síndico possa acompanhar um pouco do dia-a-dia do antigo antes da troca de gestão. Caso isso não seja possível, é imprescindível marcar uma reunião para a discussão de aspectos como: rotina de pagamentos e recebimentos de contas, compromissos pendentes, troca de informações bancárias e atualização de dados junto à Receita Federal. Esta troca de informações é benéfica para ambos os lados: dá segurança para o síndico que está assumindo e firma a responsabilidade do síndico que está deixando o cargo. É neste momento que serão esclarecidas dúvidas e reportadas todas as atividades em andamento que precisam de acompanhamento (como obras e reformas, por exemplo).
Por onde o novo síndico deve começar?
Após ser eleito, é preciso registrar em cartório a ata da assembleia que o elegeu. Nesta ata, devem constar informações essenciais como nome e a identificação completa do novo síndico, o número do seu apartamento, o período previsto da gestão e o valor da remuneração (pró-labore e/ou isenção da taxa condominial). É importante, depois de registrada, fazer o envio de uma cópia da ata para cada condômino, e também para imobiliárias e para a administradora.
Outra medida a ser tomada é comparecer ao banco que mantém a conta do condomínio (munido da ata registrada) para alteração de senhas e atualização da assinatura para cartões e cheques. Neste momento, é hora de emitir um extrato bancário para realizar a conferência de saldos de acordo com a prestação de contas registradas em ata e nas pastas de prestação de contas. Em caso de alguma divergência, a administração atual deve conversar com a anterior para esclarecer.
Será necessário também alterar, junto à Receita Federal, o responsável pelo CPNJ, visto que todo o condomínio é cadastrado como Pessoa Jurídica. Para isso, será necessário fornecer os documentos pessoais do síndico.
Neste momento, vale também fazer uma pesquisa junto ao INSS, à Caixa Econômica Federal (FGTS), e às secretarias de Finanças e da Fazenda para verificar se os encargos sociais e trabalhistas estão todos em ordem, a fim de evitar surpresas durante a nova gestão.
Também é essencial realizar, junto aos conselheiros, uma análise cuidadosa da situação financeira, administrativa e estrutural do prédio: verifique o planejamento financeiro e orçamentário, aproveite para verificar a data de férias de funcionários, e a data de vencimento de seguros e dos certificados obrigatório (como o de manutenção dos extintores ou de elevadores).
Por fim, marque uma visita à sua administradora: ela é sua aliada para auxiliá-lo a realizar todos esses procedimentos, e o relacionamento entre síndico e administradora deve ser estreitado. Conheça os serviços oferecidos e fique por dentro das facilidades que ela oferece a você no dia-a-dia da administração condominial!