Sistema de prestação de informações ao Governo Federal unifica as declarações trabalhistas
Desde o início de 2018, o Governo Federal está implantando, de forma mais efetiva e com o estabelecimento de prazos, o uso do programa eSocial. Mas muitas empresas e condomínios ainda estão com dúvidas e buscando informações para se adaptar e até mesmo conhecer o novo sistema. Trata-se de um projeto a nível federal que busca unificar e consolidar as informações sobre obrigações trabalhistas que toda a empresa que atua em território nacional deve seguir. Por ser um sistema integrado, envolve a Receita Federal, o Ministério do Trabalho, o INSS e a Caixa Econômica Federal, que trabalharão de forma conjunta para consolidar e fiscalizar as informações trabalhistas. O sistema, oficialmente nomeado "Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas", como o próprio nome já diz, tornará possível fazer a entrega de todas as declarações trabalhistas, os resumos para recolhimento de tributos trabalhistas e previdenciários, e todas as informações relevantes sobre o contrato de trabalho em uma plataforma única. Na prática, o eSocial, quando estiver inteiramente implantado e funcional, será como uma folha de pagamento digital, que irá garantir o cumprimento das leis trabalhistas e previdenciárias, colocando em prática o cumprimento da legislação prevista na CLT.
"O eSocial nada mais é que uma ferramenta que colocará em prática os artigos previstos na CLT. Apesar de não ter segredos, empresas e empresários terão que se adaptar, pois toda a alimentação de dados dos funcionários deverão ser minuciosamente corretos, tendo em vista que qualquer divergência apresentada , a empresa poderá sofrer penalidades", explica Rita Pupo, coordenadora de Depto. Pessoal e RH da Predial Star, empresa especializada em terceirização de pessoal, parceira da Hamasul. "É de extrema importância para os condomínios e síndicos que estejam cientes e preparados para essa mudança, estreitando assim o contato com sua administradora para que os prazos determinados por lei sejam cumpridos e todas as informações estejam alinhadas".
Implantação do sistema está ocorrendo por fases
É claro que um projeto dessa magnitude está sendo implantado aos poucos. Em janeiro, tornou-se obrigatório para empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões o uso do eSocial para registrar informações de empregados e de eventos como férias e horas extras. A partir de julho, tornou-se obrigatório o uso do sistema pelas empresas de médio porte (que faturam entre R$ 4,8 milhões e R$ 78 milhões) - entretanto, algumas de suas funções ainda estão sendo implantadas. As informações até agora exigidas pelo Governo são: cadastro do empregador e tabelas; dados dos trabalhadores e vínculo de emprego; folha de pagamento; substituição da guia de contribuições previdenciárias (GFIP); substituição da guia para recolhimento do FGTS (GFIP); dados de segurança e saúde do trabalhador. Empresas menores, enquadradas no simples nacional, ou MEIs (Microempreendedores Individuais) com funcionários também deverão aderir ao sistema a partir de janeiro de 2019. Por último, órgãos públicos e organizações internacionais, somente em janeiro de 2020.
Apesar de facilitar a prestação de contas para alguns, é necessária a atenção das empresas para os prazos e o cumprimento dos processos, pois o não envio dentro dos prazos poderá gerar atraso nos recolhimentos e penalidades para as empresas, segundo o Ministério do Trabalho. Para empresas de médio porte, o prazo máximo para informar os dados de seus trabalhadores e seus vínculos empregatícios é até 9 de janeiro de 2019.
Um estudo da Sage Brasil realizado com pequenas empresas e escritório de contabilidade, e divulgado em outubro pelo G1, mostrou que 66,3% dessas empresas desconheciam o eSocial e apenas 33% ouviram falar sobre essa nova fase de prestação de informações ao governo. Apenas 9% disseram estar preparados para usar a ferramenta. Este cenário pode ser alarmante e até inviabilizar o funcionamento de algumas empresas que não estejam preparadas para esse novo momento.
" Para aqueles que acompanham e seguem à risca a CLT, não terão dificuldades. Já aos demais, se faz necessário a busca de conhecimento e aprimoramento através de cursos disponibilizados através de consultorias e sindicatos patronais", explica Rita.
O que muda no dia-a-dia dos empregadores?
Profissionais de Recursos Humanos ou gestores responsáveis pelos contratos de trabalho com seus funcionários deverão acostumar-se a, diariamente, reportar algumas informações para o eSocial. Como a plataforma está interligada com o ambiente da Receita Federal, será importante verificar a consistência das informações e se atentar para que as movimentações trabalhistas estejam aliadas com a legislação vigente.
"É claro que a contratação de funcionários através de terceirizadas é a melhor forma do síndico ter menos 'dor de cabeça', uma vez que todo o processo de seleção, alimentação do programa periódico e toda responsabilidade jurídica e em âmbito federal será de competência da empresa prestadora de serviços", pontua Rita.
Não existe um prazo único para o envio das informações, que vão variar conforme o assunto. Conheça alguns desses prazos:
· Admissões ou demissões: deverão ser informadas imediatamente. O trabalhador não poderá ser admitido ou demitido sem que a informação já esteja na base da Receita.
· Folha de pagamento: deverá ser realizado todo dia 7 do mês subsequente.
· Jornada de trabalho e alterações de horários: na medida em que acontecerem as alterações de horários. A regra é válida inclusive para trabalhadores isentos de marcação de ponto.
· Alterações de Salário: deverá ser feito no dia subsequente à alteração.
No futuro, com o término da implantação do eSocial, as empresas terão acesso à 15 obrigações trabalhistas por uma única plataforma:
· GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
· CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
· RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.
· LRE – Livro de Registro de Empregados
· CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
· CD – Comunicação de Dispensa
· CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
· PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
· DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
· DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
· QHT – Quadro de Horário de Trabalho
· MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
· Folha de pagamento
· GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
· GPS – Guia da Previdência Social
