Como melhorar as informações entre administração, síndicos e condôminos
Comunicação é essencial em qualquer negócio, empresa ou até mesmo em determinados grupos de atividade. Num condomínio, ele pode ser a chave de sucesso para aproximar o síndico dos moradores e trazer aliados à administração. A comunicação é uma forma efetiva de demonstrar uma administração transparente, que busca comunicar o que acontece no condomínio e é de interesse de todos. Além disso, manter um canal de comunicação aberto pode ser importante para criar uma rotina informativa. Mas, para isso, alguns cuidados são necessários para não deixar a comunicação em segundo plano. Separamos algumas dicas para o síndico utilizá-la ao seu favor, confira:
Comunicados no elevador: é o método mais comum de fixar avisos. Há prédios que também mantém um mural ou um quadro no hall de entrada. Entretanto, vale a pena se atentar à algumas regras para não pisar na bola: nunca se esqueça de colocar a data do comunicado, especialmente se for assuntos relativos à reuniões, assembleias, dedetizações e etc. Não basta colocar o dia do evento sendo comunicado, mas tambéma data em que o comunicado foi escrito ou será fixado. Em alguns casos, também vale a pena o síndico assinar.
Crie uma rotina: talvez seja interessante estabelecer uma periodicidade para comunicados. Por exemplo, estabelecer que quinzenalmente ou semanalmente eles serão trocados. Mesmo que não aja um assunto específico para ser comunicado, você pode elaborar alguma dica de segurança, limpeza, higiene (aproveite também a dica na última página desse jornal para fixar!), ou ainda desejar boas festas, por exemplo. Ah, e jamais deixe aquele aviso de uma assembleia que aconteceu faz duas semanas perdido nos elevadores ou murais!
Padronize os comunicados: vale a pena criar um padrão para os comunicados, caso eles não existam. Pense em um papel timbrado, utilizando sempre o mesmo cabeçalho ou rodapé, seguindo a mesma estrutura para o título e o corpo do e-mail e padronizando as fontes. Criar uma linguagem visual ajuda a passar credibilidade e evitar o aspecto de um aviso feito por aquele "sobrinho que entende de computador". Ah, e nada de comunicados escritos à mão, hein! Com a padronização, pode ser possível distribuir os comunicados de outras maneiras, o que nos leva à próxima dica...
Crie formas alternativas de comunicar! Em plena era de redes sociais e comunicação instantânea a um toque dos dedos com o celular, pode ser interessante pensar em outras maneiras de enviar comunicados: criando uma lista de e-mails dos condôminos ou um grupo no Facebook, por exemplo.
Porém, utilize a comunicação por whatsapp com cautela:embora seja uma ótima ferramenta e seja muito ágil, ela é extremamente pessoal e mensagens podem se transformar facilmente em correntes ou parecerem invasivas. Grupos não são recomendados, pois podem se transformar em ferramentas extremamente informais e ainda estimular atritos entre participantes. O ideal é criar uma lista de distribuição para enviar as mensagens de forma individual, porém automatizada, mas é preciso escolher com cuidado o que será enviado. A comunicação deve ser pensada para este formato (não pode ser copiada), sendo mais direta, curta e objetiva. O ideal também é ter um número exclusivo para o condomínio, para evitar aborrecimentos no número pessoal do síndico ou do responsável. Já existem aplicativos que permitem a utilização de dois números de whatsapp no mesmo aparelho. Ah, e a dica mais importante: antes de incluir numa lista, é preciso perguntar para o morador se ele deseja receber estas informações através desta ferramenta!