Ferramenta muito usada nos condomínios e conhecida da maioria dos condôminos, o livro de ocorrências costuma ser um livro físico, disponível na portaria do prédio, onde moradores e funcionários podem registrar as mais diversas situações: da ocorrência de barulhos, reclamações, até elogios e sugestões de melhorias. É uma maneira de tornar oficial e documentado os registros considerados importantes para o dia-a-dia do prédio. Inclusive, no caso de ações judiciais, não só atas de assembleias são levadas em conta pelos juízes, mas também os registros dos livros. Entretanto, embora seja popular, esta ferramenta não é obrigatória – embora seu uso seja recomendável.
Porém, o que hoje tem acontecido nos condomínios é uma tendência à modernização: do livro físico para os canais digitais, hoje existe mais de uma maneira de se comunicar com o síndico ou com as administradoras. A ferramenta digital mais comum são os e-mails – e, assim como o livro de ocorrências, é um registro que têm peso legal.
Outra via de comunicação que alguns prédios adotam é o Whatsapp: do síndico ou do prédio (hoje o aplicativo disponibiliza cadastro para contas comerciais), pode ser uma via mais rápida e prática para os condôminos; mas sempre é bom ter um cuidado ao disponibilizar essa ferramenta para não gerar dor de cabeça, especialmente para o síndico, que pode ser procurado o tempo todo. Muitas vezes, ela pode ser um complemento, mas não dispensar um livro de ocorrências.
Em muitos prédios, porém, o livro pode se tornar um problema. Por ficar à disposição na portaria, pode ser um local onde todos os moradores possam ter acesso às reclamações das outras unidades - e virar fonte de confusão. Nesses casos, uma simples alteração pode fazer toda a diferença: a adesão a um livro com folhas numeradas, mas destacáveis, onde as reclamações e registros possam ser colocados em caixa fechada; e, desta forma, estar disponível apenas para o síndico. Fichas avulsas também podem ser uma boa solução.
Como fazer o seu livro de ocorrências
Separamos algumas dicas para montar o seu livro ou sua ficha de ocorrências. Cada folha deverá conter espaços para preencher:
Nº da página;
Nome do funcionário ou do morador que está registrando;
Função;
Data do registro;
Hora do registro;
Autor da ocorrência;
Unidade envolvida;
Data da ocorrência.
É preciso tomar cuidado com a linguagem
Num livro de registros, as reclamações devem ser feitas da maneira mais isenta possível, usando linguagem respeitosa e sem acusações sem provas; já que ofensas podem ser motivos de ações judiciais. Em 2013, o desembargador Sergio Jerônimo Abreu de Silveira, da 4.ª Câmara Cível do Tribunal de Justiça do Rio de Janeiro (TJ-RJ), condenou um homem a pagar indenização de mais de 10 mil reais a um casal de vizinhos, após reclamar do barulho feito por eles durante o sexo. Na reclamação, o condenado escreveu que o comportamento do casal seria aceitável somente em "prostíbulos e motel de beira de estrada". O juiz considerou que o comportamento do réu atingia a imagem do casal e o condenou a pagar a indenização por dano moral no valor de R$ 5.100 para cada um.